仕事を早く終わらせる人と仕事が遅い人の違いとは？【仕事が早い】には理由がある

仕事を早く終わらせることには、

といったメリットがあります。

しかし、「仕事を早く終わらせるにはどうしたらいいか？」とつまずいてしまう方は多いです。

かつての私は仕事が遅く、残業ばかりで休日も返上して働いていました。

ですがある時、仕事が早い人と仕事が遅い人には明確な違いがあることに気付き、今では『仕事が遅い人』を脱することができています。

そこでこの記事では、私が見つけた【どれだけ仕事が遅い人でも仕事を要領よく効率的にこなす方法】を解説します。

この記事を読めば、どんな人でも仕事を早く終わらせることが出来ます。

私が培ってきた仕事を早く終わらせる方法を凝縮しました。仕事を早く終わらせたい方は最後まで読んでください。

仕事が早い人の特徴９個

仕事が早い人には下記の特徴があります。

仕事の早い人たちの特徴は上記9個です。

詳しく見ていきましょう。

目標を具体的に設定している

目標を具体的に設定すると仕事をスムーズに進めることができます。

会議で使用する書類を作成するにしても、「2週間後くらいには終わらせておきたいな…」ではなく、「14日で完成させて上司の決裁を受ける」といったように具体的に目標を設定した方が良いです。

タスクのリスト化

タスクをリスト化しておくと、「何をしなければならないのか？」を忘れることが無くなります。

有名なものは「Todoリスト」です。

自分の「Todo」つまり、タスクをリスト化しておくことでタスクのし忘れを防止できます。

ですが「Todoリスト」を始めとしたタスクリストには、

これらの属性の違うタスクが混在しているという問題があります。

この問題を解決するのが次に紹介する『徹底したスケジュール管理』です。

徹底したスケジュール管理

タスクをリスト化したらスケジュールに組み込みましょう。

仕事が遅い人はタスクをリスト化するだけで満足しがちですが、それだけでは仕事を早く終わらせることは出来ません。

タスクをスケジュールに組み込んでおけば、優先度の高い仕事をより早く効率的に進めることが出来ます。

それに加えて後から湧いてきた仕事も、スケジュールの空いている枠に入れてしまえば効率的に進めることが可能です。

※スケジュールを立てたくない、面倒くさいという方は「アイビー・リー・メソッド」でタスクを管理しましょう！

アイビー・リー・メソッドでタスクを効率化【活用例も紹介】

コミュニケーションが上手

仕事が早い人は仕事の進め方が上手いだけでなく、コミュニケーションも上手です。

昔から仕事では、

の三つが大切だ。と言われていますが、仕事の早い人はこの「報・連・相」を徹底しています。

仕事のトラブルはすぐに報告し、必要な情報は上司にも同僚にもすぐに連絡、分からないことは放置せずに相談する。

この「報・連・相」を守ることで周りと協力しつつ、スムーズに仕事を進めることが出来ます。

メリハリがある

仕事の早い人は休憩もしっかり取ります。これは仕事中と退勤後の両方で言えることです。

昼休みには仮眠を取って眠気を飛ばし、午後からもフルに働けるように。

帰宅後はしっかりと休むことで次の日に疲れを残さない且つ、仕事へのモチベーションを失わないために。

『急がば回れ』とは言いますが、私たちはロボットではないので働き続けることは不可能です。

仕事の時はしっかりと働き、休憩の時はしっかりと休む。

メリハリを持って仕事に臨みましょう。

ツールを活用する

ツールはどんどん活用していきましょう。

ツールとは言わば、私たちが使える『武器』です。

勇者が剣なしでは魔王を倒せないように、ツールの活用無くして仕事を早く終わらせることは出来ません。

仕事の効率化に役立つツールはたくさんあります。

• スケジュール管理アプリ
• チャットツール
• タスク管理アプリ
• マニュアル作成サイト…など

自分の仕事を早く終わらせるには何が必要かをしっかりと見極め、それに合ったツールを見つけて活用していきましょう！

効率的なパソコン操作

パソコンを効率的にこなせるようになると仕事の早さが各段に変わります。

パソコンには様々な機能が搭載されており、それらを使いこなすことができれば仕事の生産性を1.5倍にも2倍にも高めることが可能です。

マニュアル・テンプレートの活用

仕事の早い人はマニュアルやテンプレを活用します。

仕事の中には毎日行うものや何回も行うものがあります。

そういった仕事には事前にマニュアルやテンプレを作っておくことで、無駄に思考と時間を割くことなく効率的に仕事を進めることが出来ます。

特にメールの返信文などは、誰であってもテンプレを作ることが可能です。是非ともテンプレを作ってみてください。

ワークスペースが綺麗

ワークスペースが片づけられておらず、ゴチャゴチャとした状況だと書類や仕事道具を探すのにも無駄な労力と時間が掛かります。

さらにワークスペースに仕事に関係のない物があると、集中力を切れさせる原因となります。

ワークスペースを綺麗にすれば、スッキリとした気分で仕事に取り組むことが可能です。

仕事が早い人と遅い人の違いとは？

仕事が早い人と遅い人には、明確に違いがあります。

そして、仕事が早い人と遅い人の主な違いは以下の通りです。

仕事が早い人は、これらの要素を意識的に高めていることが多いです。

遅い人も、これらの要素を意識して改善することで、仕事のスピードを向上させることができるでしょう。

計画性と段取り

早い人: 目標達成のための計画を立て、段取り良く進める。優先順位をつけ、重要な仕事から取り組む。

遅い人: 計画を立てずに思いつきで行動するため、非効率的な動きが多い。重要な仕事を見失い、緊急性の高いタスクばかり追いかける。

集中力と時間管理

早い人: 集中力が続き、時間を無駄にしない。作業に集中できる環境を整える。

遅い人: 集中力が途切れやすく、作業中によく中断する。時間管理が苦手で、ついダラダラしてしまう。

整理整頓と情報整理

早い人: デスクや書類、データなどを整理整頓し、必要なものがすぐに探せるようにしている。情報収集や整理を効率的に行う。

遅い人: デスクや書類、データなどが散乱していることが多く、必要なものを見つけるのに時間がかかる。情報収集や整理が苦手で、必要な情報を見逃してしまうことがある。

積極性と主体性

早い人: 積極的に行動し、指示を待たずに自分で判断して動く。責任感があり、最後までやり遂げる。

遅い人: 消極的で、指示を待たないと行動しない。責任感に欠け、途中で投げ出してしまうことがある。

スキルと経験

早い人: 仕事に必要なスキルや経験を豊富に持ち、それを活かして効率的に作業を進める。

遅い人: 仕事に必要なスキルや経験が不足しており、非効率的な方法で作業を進めることが多い。

仕事に掛ける情熱

早い人: 常に学び続ける姿勢を持ち、自分のスキルや知識を向上させる努力を怠らない。

遅い人: 新しいことに挑戦する意欲が低く、現状維持に甘んじていることが多い。

仕事が遅い人の原因とは？

仕事が早い人に理由があったように、仕事が遅い人にも原因があります。

仕事が遅い人の原因は上記７個です。

なぜ仕事が遅いのか？その原因を見ていきましょう。

タスクを頭で管理

仕事の遅い人はタスクを全て頭の中だけで管理しようとします。

もし頭の中だけでタスクを管理している方は、すぐに止めてください。

紙のメモ帳やスケジュールアプリでタスクを管理するようにしましょう。

腰が重い

腰が重い人は仕事が遅くなりがちです。

何をするにしても面倒くさがり、

仕事の始めが遅いので、当然しごとが仕上がるタイミングも遅くなってしまいます。

さらに仕事を後回しにすることも多く、ミスやトラブルに対応できずに仕事が失敗に終わるのが常です。

誰にも邪魔されない朝の時間を活用するなど、対策する必要があります。

完璧主義である

完璧主義の人は全ての仕事を100％の完成度で終わらせようとします。

全ての仕事を完璧にする。一見良いことのように見えますが、間違いです。

私たちの仕事には2種類あります。

• 経験・評価・金銭面にメリットのある重要な仕事
• 職場や仕事の歯車としてあるどうでも良い仕事

仕事が遅い人は、どうでも良い仕事までも完璧に仕上げてしまうため、周囲から「あの人は丁寧だけど仕事が遅い」という評価を得ています。

仕事を引き受けすぎる

仕事引き受けすぎるのは、仕事が遅くなる直接的な原因となります。

仕事のサポートや同僚の手助けは良いことですが、何でもかんでも引け受けるのはマイナスです。

自分の担当している仕事の量や遂行状況を鑑みて、できそうにない仕事はしっかりと断りましょう。

出来ない仕事を引き受けてしまうと、その分仕事が遅くなるのは当然として、

• 相手に迷惑が掛かる
• 身体的精神的に負担が掛かる

といったリスクを抱えることになりかねません。

コミュニケーション不足

仕事で分からないことや苦手なことがあっても、仕事の遅い人は他の社員に頼ることをしません。

これは仕事が遅くなってしまう原因となります。

• 分からないことはすぐに聞く
• 苦手な仕事は得意な人に頼る

そうすることで無駄な時間を省くことが出来、仕事を早くこなすことが出来るのです。

睡眠を疎かにしている

睡眠不足に陥ると下記のようなデメリット生じ、仕事の遂行スピードが著しく落ちます。

• 脳が回らなくなる
• 身体の疲れが残る
• 精神が不安定になる

仕事のために睡眠時間を削っていると、仕事の遂行スピードが遅くなってしまいます。

その仕事の遅れを睡眠時間を削って取り返そうとし、更に仕事の完成までに時間がかかるようになってしまう…

そんな悪循環に陥るリスクもあるので、睡眠はしっかりと取りましょう。

スマホをコントロール出来ていない

スマホには、インターネットやゲームアプリ、SNSなど様々な機能があります。これによって、私たちのスマホへの興味が尽きることはありません。

それは仕事中も例外ではなく、

• SNSの通知
• ゲームのスタミナ
• メール返信…など

どれだけ仕事に集中していても、それらを気にし始めたら仕事は手につかなくなってしまいます。

仕事の遅い人はスマホをコントロールできていない人が多く、逆にスマホにコントロールされていると言っても過言ではありません。

スマホは仕事の生産性を高めるツールとしても使えますが、多くの人にとっては生産性を落とすツールとなっています。

自分はスマホを活用できているのかどうか。しっかりと見極め、有効に使っていきましょう。

仕事を早く終わらせる意味はある？

ここまで、仕事の早い人と仕事の遅い人の違いを伝えてきましたが、仕事を早く終わらせることに意味などあるのでしょうか？

残業せずに済む

一つ目のリターンは残業の時間を減らせることです。

仕事を早く終わらせることが出来れば、その分早く帰宅することが出来ます。

早く帰宅することで、しっかりと休むことが可能です。

翌日の仕事も万全の体調で臨むことが出来るため、翌日も仕事をスムーズにこなし、残業することなく帰宅することが出来ます。

職場での評価が高まる＆昇給に近づく

仕事を早くこなすことが出来れば、職場の人からは「あいつは仕事が早いやつだ」といった評価を貰えるようになり、信頼されるようになります。

そうすると色々な仕事を振ってもらえるようになり、実績を積み上げてくことが可能です。

実績を積み上げていけば、それは昇進や昇給に反映されていきます。

私たちが働く大部分を占める理由は「お金を稼ぐこと」なので、仕事をを早く終わらせてドンドン昇給を目指していきましょう！

過労になる危険性がある

一つ目のリスクは過労に陥ってしまうことです。

仕事を早く終わらせることが出来ないと、その分だけ残業になる可能性が高まります。

毎日仕事の処理に明け暮れ、労働時間が伸びてしまうと身体的にも精神的にも疲弊してしまうでしょう。

疲弊した状態で仕事をこなしても成果を上げることは出来ません。

それに仕事の処理速度も落ちるため、残業の時間も増えてしまいます。

自由な時間が減る

二つ目のリスクは自由な時間が減ってしまうことです。

仕事が遅いと残業の時間が増えます。

残業の時間が増えると、それに応じて自由な時間が減ってしまいます。

私たちはお金を得るために働いているのであって、仕事そのものが目的ではありません。

自分は何のために働いているのか？

それをしっかりと考えたうえで、ワークライフバランスが崩壊しないよう仕事を早くこなしていきましょう。

【まとめ】あなたも仕事の早い人になれる！

以上、仕事の早い人と遅い人の違いでした！

• 仕事が早い人
• 仕事が遅い人

両方に理由があります。

仕事を早くこなすには、仕事の早い人を真似て仕事の遅い人とは違う行動をするのが一番です。

今回の記事に載っている仕事を早くこなすコツをつかみ、職場での価値と人生における幸福度を高めていきましょう！